Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer benötigt diese?
Die Verfahrensndokumentation stellt eine Art Handbuch dafür dar, wie Ihre analoge und digitale Finanzbuchhaltung organisiert ist.
Vier Bausteine.
- Allgemeine Beschreibung (Rechtsform, Branche, Umsatzvolumen, Mitarbeiterzahl)
- Anwenderdokumentation (Handhabung, Handbuch bzgl. eingesetzter Datenverarbeitungssysteme)
- Technische Systemdokumentation (eingesetzte Datenverarbeitungssysteme, Schnittstellenbeschreibung, IT-Sicherheitskonzept)
- Betriebsdokumentation (Aufbau- und Ablaufbeschreibung, Beschreibung des internen Kontrollsystems)
Neben der Darstellung der internen Prozesse im Rahmen der Finanzbuchhaltung werden Zuständigkeiten beschrieben, die eingesetzte Soft-und Hardware ist zu dokumentieren sowie das eingesetzte IT-Sicherheitskonzept.
Die Verfahrensdokumentation ist laufend zu pflegen (wenn sich z.B. an der IT oder dem Team etwas ändert). Eine größenabhängige Erleichterung für kleinere Unternehmen gibt es nicht, d.h. auch Klein- und Kleinstunternehmen haben eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.
Bedeutung der Verfahrensdokumentation.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert, für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Finanzbuchhaltung notwendig. Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird die vorgelegte Verfahrensdokumentation demnach künftig von zentraler Bedeutung sein.
Auch im eigenbetrieblichen Interesse empfiehlt es sich jedoch, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Ihr Mehrwert zeigt sich vor allem darin, dass die Erstellung zum Anlass genommen werden kann, die eigenen Prozesse zu überdenken und zu optimieren. Darüber hinaus lässt sich sicherstellen, dass essenzielles Wissen dauerhaft erhalten bleibt und sich neue Mitarbeiter schnell in die bestehenden Prozesse einarbeiten können.
Zudem enthält eine Verfahrensdokumentation wichtige Informationen für das Risiko- und Qualitätsmanagement, und sie hilft, gerade bei langjährig eingesetzten IT-Systemen die Entwicklung der Lösung nachvollziehen zu können.
Unser Angebot.
Wir digitalisieren seit vielen Jahren die Prozesse bei unseren Mandanten kennen die Verfahren, die aus Sicht der Finanzverwaltung zulässig sind.
Wir beraten Sie gerne bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation. In der Regel nutzen wir die Gelegenheit, alle internen Prozesse zu analysieren und vor dem Hintergrund der aktuellen Anforderungen der Finanzbuchhaltung zu optimieren. Auf diese Weise erhalten Sie den höchstmöglichen Nutzen aus dieser Beratungsleistung.
Unser konkretes Angebot: Prozessberatung/Digitalisierung
Für unsere Beratungsleistungen in diesem Zusammenhang stehen auch öffentliche Fördermittel bereit, die bis zu 50 % des Beratungshonorars betragen können.
Gerne prüfen wir, ob diese für Sie zutreffend sind.